NORMAS PARA PROGRAMAR EL TIEMPO

La clave de la programación y el control del tiempo, una vez realizado un buen plan anual y mensual -o semanal- es el hábito de la planificación diaria, realizada siempre antes de que comience la jornada. Debe tenerse en cuenta que no menos del 50 por 100 de lo que ha de realizarse en una jornada normal suele aparecer en el transcurso de la misma.

Programar el tiempo es una actividad que debe acabar siendo habitual y diaria. Adquirir hábitos eficaces en su realización le ayudará a hacerla cada vez más fácil y más cómoda. He aquí algunas normas que le pueden ser útiles en ese sentido:

-Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar su jornada.

La forma más cómoda de hacerlo es dedicar a esta actividad los últimos minutos de la jornada precedente. Lo importante es iniciar el quehacer diario con actividades elegidas de modo deliberado, y no reaccionando meramente a lo que se nos va presentando.

Si usted es, por ejemplo, un vendedor técnico, debe tener decidido antes de salir de casa a quién va a visitar primero o con qué llamadas telefónicas va a iniciar su actividad.

-Programe sus actividades en función de los objetivos que quiera alcanzar.

Recuerde que no cuentan las actividades, sino los resultados obtenidos. No se trata de estar muy ocupado, sino de terminar lo que se hace.

-Elabore su programa en torno a los temas esenciales. Respételos. Mímelos. Y limítese a rellenar el resto con actividades de menor importancia.

-Trate de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a sus ciclos corporales. No se puede ser eficaz todo el día. Programe lo más importante para sus horas de mayor eficacia.

-Programe siempre su horario por escrito. No hay memoria capaz de retener todos los detalles necesarios . Tenerlos escritos aumenta, además, la implicación personal.

-Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que le sea posible. Acortará el tiempo necesario para atenderlos y aumentará su concentración y, por tanto, su eficacia.

-Mantenga a la vista su programa de actividades diarias. Ver reiteradamente objetos, prioridades y actividades programadas le ayudará a mantenerse en la línea previamente elegida.

-No vacile en tomarse largos períodos de tiempo para tareas importantes. No esté para nadie mientras las realice.

-Asegúrese de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo.

-Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos, pero que resulten de su interés. Cuando decida abordar algo nuevo e importante debe poder hacerlo sin destrozar su programa ni sentirse culpable.

-Incluya en su programa algún momento para pensar todos los días. Necesita hacerlo. Y no puede esperar «a tener tiempo».

-Incluya, también, un tiempo fijo para lecturas profesionales.

Si no lo programa es más que probable que nunca llegue a realizar las lecturas que le interesan.

Fuente: Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. Autor: José María Acosta.
Editorial ESIC. 1999

PAISAJE DURANTE LA BATALLA

- Teléfono: Alfonso Pinedo, en su libro «El dominio del tiempo», hace la siguiente reflexión: «¿Cuánto tiempo hablamos por teléfono? ¿Una hora al día? Eso significaría 7 horas a la semana, 22 horas al mes, 242 horas al año. O lo que es lo mismo, casi un día a la semana, cerca de 3 al mes y 30 días al año. En definitiva, un mes hablando por teléfono».

No hay duda de que el teléfono es un instrumento de gran utilidad si es capaz de usarlo a su servicio, si no es una de las causas esenciales de pérdida de tiempo. Para no acabar con la oreja caliente no se alargue demasiado y comunique educadamente a su interlocutor que debe poner fin a la conversación.

También es conveniente que establezca una persona filtro -generalmente la secretaria- y le dé instrucciones de cómo gestionar las llamadas y cómo debe resolver asuntos, si es posible.

- Visitas inoportunas: «¿Tienes un minuto?» es la frase favorita de una cara que asoma con voz piadosa por la puerta del despacho y que, en la mayoría de los casos, pretende descargar sus problemas.

Muy al contrario de lo que pueda parecer, una política de «puertas abiertas» no invita a entrar a todo el que pase por allí, aunque sí mostrar cierta accesibilidad para aquellos empleados que lo necesiten. Ser sincero y manifestar la premura de tiempo por finalizar sus propias gestiones; permanecer de pie, para que la conversación dure menos; o pedir a sus compañeros que acudan a su despacho cuando tengan varios asuntos a tratar, no cada vez que les surja uno, puede resultarle de gran utilidad.

Según José María Acosta, autor del libro «Gestión eficaz del tiempo y control del estrés», un directivo medio suele tener entre 60 y 80 interrupciones en una jornada, lo que supone que le aparece una nueva cada 6 u 8 minutos. «Algunas interrupciones -apunta Acosta- son parte del trabajo y pueden resultar fuente de negocio. Aún así con las interrupciones hay que valorar que no sólo se ha perdido el tiempo invertido en ella, sino que hay una pérdida adicional en retomar de nuevo el hilo de los pensamientos o de la acción en curso».

Cuando la visita sea del tipo «pasaba por aquí y no podía marcharme sin saludarte», lo que se traduce, normalmente, en una media de treinta minutos mínimo, puede evitarse estableciendo un horario fijo para no recibir ninguna visita o indicando a la secretaria que seleccione las visitas o fijando un tiempo para que pueda rescatarle.

- Reuniones: Aunque pueda dar aires de cierta importancia, estar reunido debe evitarse siempre que no sea necesario. Es esencial cerciorarse de que no existe otro modo más eficiente de conseguir el objetivo que se persigue en la reunión. Convoque a todas las personas, las menos posible, que sean estrictamente imprescindibles, ya que de otra manera perderían el tiempo, y compruebe que pueden asistir. Una vez tratado un asunto, permita que las personas que lo haya zanjado puedan marcharse para seguir trabajando en sus asuntos y no continúen escuchando cuestiones aburridas, ya que no son de su competencia.

Según José María Acosta, la reunión hay que llevarla preparada y debe comenzar a la hora prevista. «Evite interrupciones, respete el orden del día, termine a la hora prevista (30 ó 40 minutos es lo adecuado), resuma las conclusiones. Distribuya el acta antes de 24 horas».

Por otro lado, llegar tarde a una cita o a una reunión hace perder el tiempo a los demás y perjudica la propia imagen. El que nos espera un día, llegará tarde en la próxima cita.

- Crisis: Aparecen como consecuencia de que algo se hizo mal o no se hizo. Resulta imprescindible averiguar el motivo para poder actuar en consecuencia y evitar otros períodos similares en el futuro por la misma causa. No se deprima y saque provecho de esta situación: introduzca mejoras, ensaye nuevas ideas, invente propuestas...

- Lo urgente: «Suelen ser las actividades urgentes las que consiguen de nosotros atención prioritaria. Sin embargo, no es seguro que ese sistema de prioridades sea inteligente. Son las cosas importantes las que tienen repercusión a largo plazo, lo que no suele implicar, necesariamente, urgencia», apunta Acosta. Si no se hace nada con la actividad que sólo es urgente, deja de serlo y sigue sin ser importante. En cambio, lo importante y no urgente que se abandona, se acabará convirtiendo en una crisis. No hay tiempo para todo. Pero sí que lo hay para hacer lo que es más importante. «Lo urgente nos lleva al estrés; lo importante, a la eficacia».

- Dejar las cosas para luego: Normalmente el motivo de posponer un asunto es el miedo a enfrentarnos a él. El directivo se ve permanentemente en la necesidad de tomar decisiones con información insuficiente. Cualquier decisión, aún siendo mejor, resultará peor si se toma más tarde. La dilación supone siempre una seria amenaza para el éxito. Lo peor de dejar las cosas para después es el costo de las oportunidades perdidas. Por otra parte, nuestras obligaciones incluyen, no solamente hacer cosas, sino hacerlas en su momento.

- Viajes: Debe ser la última posibilidad después de haber estudiado otras alternativas más eficaces. Muchas personas consideran que los desplazamientos son una verdadera pérdida de tiempo, aunque pueden ser muy bien aprovechados para preparar los asuntos a tratar en el lugar de destino, dedicarlos a la lectura o a descansar.

No obstante, para ser eficaz es preciso que imponga su propio ritmo y tenga en cuenta sus limitaciones biológicas, sin intentar hacer más cosas de las razonables ni alterar excesivamente los ritmos lógicos de sueño y de alimentación.

- Falta de planificación: Para conseguir la meta propuesta quizá exista un camino más corto. No dude en «perder el tiempo» investigando para ganarlo. Planificar es ser conciente de las dificultades y programarlas para superarlas.

- Querer ser un «todoterreno»: No se puede pretender gestionar todos los asuntos que llegan hasta nuestra mesa. Quien realiza una tarea que puede delegar está perdiendo su tiempo. El directivo debe confiar en su propio equipo y saber delegar. Para ello, es necesario que sepa transmitir exactamente qué es lo que quiere para que, posteriormente, no haya lamentaciones ni malos entendidos. Tampoco debe obsesionarse por si lo estarán o no haciendo bien, deles su voto de confianza y fíjeles una fecha de entrega para controlar la ejecución. Si hace de espía, perderá su tiempo, pondrá nervioso a sus colaboradores y el resultado no será el mismo.

- El escritorio: Debe ser funcional y recibir la consideración de útil de trabajo, sin estorbos que lo entorpezcan. La superficie no debe fatigar la vista por su color o sus reflejos. Y, sobre todo, debe estar libre. Sobre la mesa debe estar sólo lo necesario para realizar el trabajo en curso.

La iluminación debe ser suave y cálida. El sillón, confortable y adecuado a las horas que pasa en él su espalda.

Los papeles pueden ser clasificados en tres grandes grupos y tratados en consecuencia: los que requieren acción inmediata, los que contienen información que hace falta transmitir o archivar y los que deben ir a la papelera.

La papelera es la válvula de salida, no es un adorno. Buena parte de los papeles que recibe deben ir directamente a la papelera y es usted quien debe tomar esta decisión. No obstante, pida ayuda a su secretaria para que pueda desembarazarle de buena parte de su papeleo antes de que aterrice en su mesa.

- Herramientas: Resulta paradójico que muchos directivos no hayan superado todavía el bolígrafo como instrumento de trabajo cuando los equipos que lideran disponen de instrumentos cada vez más sofisticados y más caros. El ordenador, Internet o el correo electrónico no pueden faltar en su despacho.